«Документация системы управления охраной труда должна включать:
а) политику и цели в области охраны труда;
б) описание области применения системы управления охраной труда;
в) описания основных элементов системы управления охраной труда и взаимосвязей между ними, а также ссылки на необходимые документы;
г) документы, включая записи, которые требуются настоящим стандартом;
д) документы, включая записи, определенные организацией как необходимые для обеспечения результативного планирования, выполнения и управления процессами, связанными с рисками, существующими в организации.
Примечание – Важно, чтобы документация соответствовала уровню сложности, рассматриваемым опасностям и рискам, и сводилась к минимуму, необходимому для обеспечения результативности системы.».
В целом, объем документации системы управления охраной труда зависит от ряда факторов, таких как область применения системы, размер организации, характер ее деятельности, изготавливаемая продукция или оказываемые услуги. Проанализировав СТБ 18001-2009 буквально, можно выделить следующие ниже документы (записи), которые, как показала практика, оформляются в организациях в различном виде и с различными наименованиями (руководство, стандарт организации, инструкция, карта, план, протокол, др.).
1. Описание области применения системы управления охраной труда (п. 4.1, 4.4.4 СТБ 18001-2009).
2. Политика организации в области охраны труда (п. 4.2, 4.4.4 СТБ 18001-2009).
3. Процедура идентификации опасностей, оценки рисков и определения необходимых мер управления (п. 4.3.1 СТБ 18001-2009).
4. Документально оформленные результаты идентификации опасностей, оценки рисков и установления мер управления (п. 4.3.1 СТБ 18001-2009).
5. Процедура идентификации и обеспечения доступа к законодательным и другим требованиям в области охраны труда, распространяющимся на организацию (п. 4.3.2 СТБ 18001-2009).
6. Цели в области охраны труда (для соответствующих подразделений и уровней в рамках организации) (п. 4.3.3, 4.4.4 СТБ 18001-2009).
7. Программа для достижения целей в области охраны труда (включает распределение ответственности и полномочий для достижения целей в соответствующих подразделениях и уровнях управления организации, мероприятия и сроки достижения целей) (п. 4.3.3 СТБ 18001-2009).
8. Документально оформленные обязанности, ответственность и полномочия в области охраны труда (п. 4.4.1 СТБ 18001-2009).
9. Отчет о результативности системы управления охраной труда (п. 4.4.1 СТБ 18001-2009).
10. Процедура обеспечения компетентности, обучения и осведомленности персонала по вопросам охраны труда (п. 4.4.2 СТБ 18001-2009).
11. Записи, касающиеся компетентности, обучения и осведомленности персонала по вопросам охраны труда, а также оценки результативности обучения или других предпринятых действий (п. 4.4.2 СТБ 18001-2009).
12. Процедура обмена информацией (между различными подразделениями и уровнями организации; с подрядчиками и лицами, командированными для выполнения работ на территории организации) (п. 4.4.3.1 СТБ 18001-2009).
13. Документальное оформление информации от внешних заинтересованных сторон (п. 4.4.3.1 СТБ 18001-2009).
14. Процедура участия работников в управлении охраной труда путем их:
- вовлечения в идентификацию опасностей, оценку рисков и определение мер управления;
- вовлечения в расследование несчастных случаев на производстве и аварийных ситуаций;
- вовлечения в разработку и анализ политики и целей в области охраны труда;
- консультирования по поводу любых изменений, влияющих на охрану их труда;
- представительства при рассмотрении вопросов охраны труда (п. 4.4.3.2 СТБ 18001-2009).
15. Процедура консультирования с подрядчиками по поводу изменений, влияющих на их охрану труда (п. 4.4.3.2 СТБ 18001-2009).
16. Процедура управления документацией, включающая:
- утверждение документов перед их применением;
- пересмотр и актуализацию при необходимости;
- обеспечение идентификации изменений и пересмотра документов;
- обеспечение наличия соответствующих экземпляров применяемых документов в местах их использования;
- обеспечение сохранности документов и простоты идентификации;
- обеспечение идентификации документов, поступающих в организацию, определенных организацией в качестве необходимых для планирования и функционирования системы управления охраной труда, и управление их распространением;
- предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей их идентификации, если они сохраняются для каких-либо целей
(п. 4.4.5 СТБ 18001-2009).
17. Процедуры, касающиеся ситуаций, при которых их отсутствие может привести к отклонениям от политики и целей в области охраны труда (п. 4.4.6 СТБ 18001-2009).
18. Установленные операционные критерии, отсутствие которых может привести к отклонениям от политики и целей в области охраны труда (п. 4.4.6 СТБ 18001-2009).
19. Процедура идентификации возможных аварийных ситуаций и реагирования на них (п. 4.4.7 СТБ 18001-2009).
20. Процедура для регулярного мониторинга и измерения результативности охраны труда, включающая:
- качественную и количественную оценку, соответствующую потребностям организации;
- мониторинг степени достижения целей организации в области охраны труда;
- мониторинг результативности мер управления;
- предварительную оценку результативности для мониторинга соответствия программе(ам) по охране труда, мерам управления и операционным критериям;
- оценку результативности охраны труда по данным мониторинга несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, аварийных ситуаций и других имеющихся доказательств недостаточной результативности охраны труда;
- регистрацию данных и результатов мониторинга и оценки, достаточную для последующего анализа применения корректирующих и предупреждающих действий
(п. 4.5.1 СТБ 18001-2009).
21. Процедура калибровки и технического обслуживания средств измерения, применяемых для мониторинга или измерения результативности охраны труда (п. 4.5.1 СТБ 18001-2009).
22. Записи по калибровке, техническому обслуживанию и их результатам (п. 4.5.1 СТБ 18001-2009).
23. Процедура периодической оценки соответствия применяемым законодательным требованиям и другим требованиям, которые организация обязалась выполнять (п. 4.5.2 СТБ 18001-2009).
24. Записи результатов периодической оценки соответствия применяемым законодательным требованиям и другим требованиям, которые организация обязалась выполнять (п. 4.5.2 СТБ 18001-2009).
25. Процедура регистрации, расследования и анализа несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, а также анализа аварийных ситуаций (п. 4.5.3.1 СТБ 18001-2009).
26. Документально оформленные результаты расследования несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний и анализа аварийных ситуаций (п. 4.5.3.1 СТБ 18001-2009).
27. Процедура рассмотрения реальных и потенциальных несоответствий, а также осуществления корректирующих и предупреждающих действий (п. 4.5.3.2 СТБ 18001-2009).
28. Записи по результатам предпринятых корректирующих и предупреждающих действий (п. 4.5.3.2 СТБ 18001-2009).
29. Процедура идентификации, хранения, защиты, поиска, архивирования и изъятия записей (п. 4.5.4 СТБ 18001-2009).
30. Процедура внутреннего аудита системы управления охраной труда, включающая:
- ответственность, компетенцию и требования по планированию, проведению аудитов, отчетности о результатах и ведению соответствующих записей;
- определение критериев, области, периодичности и методов аудита
(п. 4.5.5 СТБ 18001-2009).
31. Программа внутренних аудитов системы управления охраной труда (п. 4.5.5 СТБ 18001-2009).
