HELPER.BY

  • Увеличить размер шрифта
  • Размер шрифта по умолчанию
  • Уменьшить размер шрифта

Должностная инструкция: правила составления

В данной статье речь пойдет о локальных нормативных правовых актах организаций. Существуют три основные разновидности таких документов:

  • положения о структурных подразделениях;
  • документы по осуществлению деятельности (регламенты, инструкции и др.);
  • должностные инструкции.

Как бы это необычно для нашего понимания не звучало, но с точки зрения техники написания нет большой разницы между положениями о структурных подразделениях и документами по осуществлению деятельности. Если вид деятельности организован прямолинейно, как конвейер, то его проще описать с помощью, например, регламента. Если, напротив, результат зарождается в недрах рабочей группы (структурного подразделения) после плохо формализуемых взаимодействий (вдохновение, творческий акт, мозговой штурм и т.п.), то проще воспользоваться положением о структурном подразделении. Структура обоих документов практически одинакова, только в документе по осуществлению деятельности акцент сделан на формальных критериях выполнения работы на каждом этапе (при передаче работы и ответственности смежнику), а в положении больше сказано об общих целях и задачах подразделения. Что касается должностных инструкций, то они являются извлечением, обычно более детализированным, из документов первых двух разновидностей.

Ниже речь пойдет о рекомендуемых общих принципах составления должностной инструкции.

Зачем существуют инструкции? Что делать? Кто виноват?

Все согласятся с тем, что главные достоинства любого нормативного правового акта – краткость и ясность. Совершенно очевидно, что положения двусмысленного или противоречивого документа просто невозможно исполнять. Также совершенно очевидно, что пользоваться большим документом неудобно: его утомительно читать, в нем трудно ориентироваться и легко пропустить что-нибудь важное. Более того, чем длиннее инструкция, тем больше вероятность появления в ней несовместимых положений. Все это знают, однако большинство должностных инструкций пишется длинными и неясными. В чем дело?

Возможно, некоторые авторы нормативных правовых актов не вполне понимают, что такое инструкция. Не понимают этого и некоторые руководители, заказывающие такие документы. Кроме того, и руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности нормативных правовых актов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что рыка начальника вполне достаточно, чтобы «вправить мозги» подчиненным и направить их на путь истинный. С другой стороны, они наивно полагают, что инструкция может заменить этот рык в то время, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. И то, и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении организацией.

В действительности единственное предназначение данного документа – ответить на вопрос исполнителя «что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с запланированным. Сведения, касающиеся каких-либо иных аспектов деятельности, должны быть самым безжалостным образом вычищены из инструкции. Это первое правило.

Назначение инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей инструкция не может! Поэтому оставьте иллюзию, будто, прочитав инструкцию, подчиненный бросится выполнять прописанные в ней задачи. Совсем нет, руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть разнообразными: на подчиненного можно наорать, пригрозить увольнением, выплатить ему премию, пообещать повышение и т.д.

Теперь приступим к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «Для качественного исполнения возложенных…», «Исполнитель должен иметь в виду, что…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Исполнитель обязан…», «Исполнитель руководствуется…». Одно положение инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости расписывать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор и вы увидите, что нормативный правовой акт станет на 20% короче и намного яснее. Это второе правило. Помните: вы пишете инструкции для конкретных людей.

Еще одна крайность, в которую часто впадают составители должностных инструкций, – это мания описать всё и вся. Иногда складывается впечатление, что инструкция предназначена для маленьких детей или зловредных саботажников, которые либо совершенно ни к чему не приспособлены, либо только и думают, как бы извратить благородный замысел руководства и обратить его во зло.

Как правило, такие опасения совершенно беспочвенны. Сотрудники вашей организации, скорее всего, искренне желают добросовестно исполнять свои обязанности. Вам достаточно внятно объяснить цель их действий, а подходящие средства они найдут сами! Это третье правило. Обратите внимание: более сложные и ответственные функции в организации выполняют самые квалифицированные и опытные специалисты, соответственно, они меньше других нуждаются в длинных, подробных и заумных инструкциях. Представьте себе того человека, которому вы пишете инструкцию, и вы с легким сердцем сократите ее раза в полтора! Если это не так, то, может, вам обратить внимание на кадры?

Основные элементы должностной инструкции

Итак, из данного нормативного правового акта следует исключить все эпитеты и призывы, а также все то, что исполнитель знает и без того в силу своего образования, квалификации и опыта. А что же там должно остаться?

Раздел 1 «Общие положения». Содержание этого раздела полностью определяется традициями организации и практически не влияет на качество самого документа. Каждый юрист или кадровик имеет представление о том, как должен выглядеть этот раздел. Отметим, что он должен быть унифицированным для всех инструкций организации. Если этого не будет, то значение приобретут не сами формулировки, а различия в них. Зачем вам это надо?

Раздел 2 «Ответственность». С этого раздела, собственно, и начинается инструкция. Если общие положения можно написать «на автопилоте» или просто позаимствовать из другого документа, то к разделу «Ответственность» необходимо приступать, четко зная, зачем вы вообще взялись за составление этого документа. Данный раздел содержит основные и вспомогательные направления деятельности работающего, для которого пишется инструкция. Его можно поручить составлять подчиненному, которому в будущем предстоит эту ответственность реализовывать, но основные направления должен определить руководитель лично. Как бы ни был для него мучителен этот процесс, это и есть его основная работа.

Раздел 3 «Полномочия». Данный раздел совместно с предыдущим должен быть как сообщающийся сосуд. Если ответственности больше чем полномочий, то в организации человек будет беспомощным. Если, наоборот, ответственности меньше чем полномочий, то готовьтесь к работе с самодуром.

Как правильно сформулировать направления деятельности?

Правило четвертое: основные направления должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса: починка сарая и строительство коммунизма. Подумайте: если вы пишете инструкцию по строительству коммунизма, то зачем вам сарай? А если по починке сарая, то причем здесь коммунизм?

Правило пятое: избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных направлений деятельности. Помните пословицу: «В огороде бузина, а в Киеве дядька».

Не бойтесь декларативных целей в направлениях деятельности. Цель деятельности может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Боевым уставом, то цель – это то, что в боевом приказе о наступлении называется «направлением дальнейшего движения». Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное – детали.

Правило шестое: результаты деятельности должны быть измеряемы! Осуществление поставленных направлений деятельности должно быть измеряемо в единицах или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики деятельности организации.

Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали вот эти самые направления деятельности. Представьте его же, спустя некоторое время докладывающего о выполнении этих направлений. Каких доказательств успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сами не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться о выполненной работе, – значит, вы плохо поставили задачи!

Помните: формулируя задачу, вы тем самым определяете форму отчетности!

Правило седьмое: направления деятельности должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько направлений деятельности. Каждое направление деятельности может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это направления, которое не вело хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одного конкретного направления.

Продолжая проводить аналогию с Боевым уставом, заметим, что цели и направления деятельности соотносятся как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретное направление никак не может находиться в стороне от общей цели.

Раздел 2 «Ответственность» занимает по объему около 50% всего документа. И если вы правильно сформулировали цели и направления деятельности, трудностей с описанием других разделов инструкции у вас не возникнет.

Теперь о языке

Правило восьмое: формулируя ответственность и полномочия, используйте предложения одной и той же конструкции. Например:

Ответственность:

1) оказание услуг по…;

2) участие в работе…;

3) обеспечение…;

4) руководство работой….

Полномочия:

1) получение информации по…;

2) ознакомление с…;

3) требование обеспечения…;

4) визирование…;

5) внесение предложений по….

Обратите внимание: ответственность и полномочия сформулированы с помощью предложений с подлежащими-существительными без сказуемых-глаголов. Т.е. описывается за что отвечает и на что имеет право работающий. Возможно, особенность конструкции предложений имеет под собой какую-то основу, а может быть, все это исключительно для красоты. Однако если вы пишете не художественное произведение, то лучше воздержитесь от лишних красивостей.

Правило девятое: инструкция должна быть исчерпывающей, т.е. описывать все действия, которые могут потребоваться от подчиненного. Как убедиться, что с этим все в порядке?

Есть один нехитрый прием. Определите все осуществляемые в вашей организации виды деятельности. Аккуратно выпишите всех должностных лиц согласно штатному расписанию. Аккуратно распределите все виды деятельности между этими должностными лицами. Остались ли лишние виды деятельности, которые непонятно кто выполняет? Остались ли должностные лица, которым не досталось ни одного вида деятельности?

Обратите внимание, что система нормативных правовых актов – это целостная система. Положения о структурных подразделениях должны сопрягаться с документами по осуществлению деятельности. Персональная должностная инструкция по существу представляет собой один из разделов положения о структурном подразделении, оформленный в отдельный документ исключительно для удобства пользователей. Поэтому старайтесь использовать во всех документах одинаковые формулировки (см. Правило восьмое).

Правило десятое: люди для того, чтобы принимать решения. Нередко инструкции пишутся под нормальные условия. Но инструкция нужна как раз в тот момент, когда что-то происходит не так. А большинство инструкций оказывается бессильными в этой ситуации. Что же делать?

Реакций на внештатную ситуацию может быть только две: принять решение самому или доложить «по команде». Если вы не решаетесь доверить подчиненному принимать определенные решения – не стесняйтесь включить в его должностную инструкцию ответственность доложить о ЧП. Избавьте подчиненного от участи буриданова осла[*]. Особенно важно обеспечить целостность документа по осуществлению деятельности. Не поленитесь нарисовать блок-схему всего процесса. Убедитесь, что на каждой развилке есть четкое указание, что делать: передать работу дальше, вернуть обратно, направить в вышестоящую инстанцию или бросить в корзину для бумаг.

Заключение

Мы рассмотрели десять правил составления должностной инструкции. Думается, что следование им сделает инструкции ясными, пригодными для использования в реальной жизни. Что же касается краткости… Приведу пример. Мне пришлось анализировать инструкцию для специалиста по консалтинговым услугам. Исходный текст состоял из 8557 символов. После обработки текст сократился до 4671 символа.

Увы, решение проблемы составления кратких и ясных нормативных правовых актов не сводится к решению чисто технических вопросов. В большинстве случаев и заказчики, и авторы документов целенаправленно, хотя и бессознательно, раздувают должностные инструкции. Тем самым они создают определенный «люфт» в отношениях. И руководители, и подчиненные получают возможность маневрировать. Руководители избавляются от необходимости четко ставить задачи, подчиненные – безупречно их выполнять. И те и другие избавляются от необходимости отвечать за свою работу.



[*] Буриданов осел (перен.) – человек, колеблющийся в выборе между двумя равнозначными возможностями. Создание образа приписывают французскому философу Жану Буридану: осел, помещенный на равном расстоянии от двух одинаковых связок сена, должен умереть от голода, поскольку не сможет выбрать ту или иную связку.

 


ОПРОС

Что для Вас "охрана труда"?
 

ЮМОР